Kontroll vagy átláthatóság?

Kontroll vagy átláthatóság?

A kontroll hétköznapi értelmezése: valaki felügyeletet gyakorol egy folyamat és/vagy személy felett, és szükség esetén beavatkozik. Ez a “jog” vagy lehetőség csak néhány kiválasztott személy számára érhető el egy szervezetben, és vannak határai. Például egy vezető számára lehetőséget biztosít a beosztottjai, és az általa végzett munkák felügyeletére, de a többi területre nem.

A kontroll mint eszköz, önmagában nem jelent semmit. Ha jól van használva, akkor nincs rá senkinek reakciója, természetesnek tekinti a létezését. Azonban nem mindegy, hogy milyen céllal, szándékkal és eszközökkel alkalmazzák. Ha a kontroll az emberekben ellenérzéseket vált ki, az valamilyen emberi jellem hibára hívja fel a figyelmet. A kontroll iránti igény és annak ellenérzése sokat elárulhat egy szervezet, munkatárs, vagy vezető működésében rejlő hibákról. Ezért érdemes foglalkozni ezzel a témával.

Sokszor azt gondolják a vezetők, hogy a problémák megoldása a kontroll növelésével érhető el, pedig a tapasztalat az ellenkezőjét mutatja. A kontroll növelésével a problémák okai egyre nehezebben lesznek azonosíthatóak, a folyamatok pedig egyre bonyolultabbá válnak, és a munkatársnak csökken a  mozgástere, ezáltal a problémamegoldási képessége is.

Mik a jellemző emberi hibák, amik a kontroll igénye, vagy azzal szembeni ellenérzés mögött rejlenek?

Kontrolligény lehetséges okai:

• Bizalmatlanság: Ha nem bízunk a munkatársakban, hogy jól végzik a munkájukat, maguktól felfedezik a problémákat és javítják, akkor kontrolligényünk alakul ki. Ha a bizalmatlanságra nem szolgált rá a munkatárs, akkor a vezetőnek a saját személyiségén kell dolgoznia, bizalmat építeni magában a munkatársak felé. Ha indokolt a bizalmatlanság, mert sokszor hibázik, vagy nem megfelelő a hozzáállása, akkor fejleszteni lehet, vagy elbocsátani.
• Mások felelősségét is viseljük. Ha egy vezető úgy gondolja, hogy az ő felelőssége a munkatársai hibája, akkor a kontroll-igény is erős lesz. Ezt a gondolatot sokszor a vezető megkapja a felettesétől, mert így számára egyszerűbb kezelni egy szervezeti egységet, de attól még nem helyes hozzáállás. Ebben az esetben a munkatársait a saját személyisége meghosszabbításának tekinti a vezető, nem igénye – még ha gyakran ismételgeti is – hogy önálló döntéseket hozzanak az emberei. Ez olyan, mintha a karomtól önállóságot várnék. Én úgy gondolom, hogy egy vezető feladata, hogy olyan munkatársakat válasszon, akik képesek önállóan ellátni a munkakörüket, és akarják is. Vezetőnek ezért kell tennie, hogy további hibák elkerülése érdekében lépéseket tegyen. Mindig ésszerütlennek tartottam, hogy egy vezetőt kirúgtak egy beosztottja hibája miatt, így arra sem volt lehetősége, hogy feltárja az okokat, és megtalálja a megoldást a további hibák elkerülésére.
• Hatalmi igény mások felett. Ha felismerjük magunkban mások feletti hatalom vágyunkat, akkor tudunk tenni ellene. Ez a vágy általában egy tudatalatti személyiségi jellemző, amelyen csak mi magunk tudunk változtatni, ha saját magunkon dolgozunk, és ezt a vágyunkat kontrolláljuk.
• A célokhoz való túlzott ragaszkodás. Ennek számos megnyilvánulási formája lehet, például a kudarctól való félelem, mások negatív véleményétől való tartás, vagy a presztízs csorbulásának elkerülése. Ez gyakran jellemző azokra a vállalkozásokra, amelyeket kezdetben 1-2 fővel indítanak, majd később nagyobb vállalkozássá nőnek. A tulajdonos fél attól, hogy az eredmény más lesz, mint amikor ő maga csinálja, és ezért nem engedi, hogy máshogy csinálják, mint ahogy ő szokta. Ez akadályozza a szervezet működését, és az egyének fejlődését, mivel saját “klónjaira vágyik”, és nem engedi, hogy mások kreativitása által új megoldások szülessenek egy folyamatosan fejlődő szervezetben. 

Kontroll ellenérzés mögötti lehetséges okok:

• A munkatársaknak van takargatnivalójuk. Jellemző példája ennek az autó GPS nyomkövetés, ahol a munkavállaló fagylaltozóban ült a munkaterület helyett. Ilyen esetekben fel lehet hívni a munkatárs figyelmét arra, hogy látható, hol van munkaidőben, és ha ez zavarja, és emiatt felmond, akkor mi is megkönnyebbülhetünk, mert nem vesztettünk semmit.
• Sérti a magánszférát. A kontroll nem csak a munka eredményére és a folyamatra terjed ki, hanem a magánszférát is sérti. Ilyen lehet például egy nem megfelelően elhelyezett irodai kamera, a monitorok vagy mobiltelefonok monitorozása. Ez eltúlzott és káros. Érdemes kerülni ezeket, mert egy félelem által irányitott szervezetet szűl, ami már középtávon sem működik megfelelően.
• Akadályozza a fejlődést. Korlátozza a munkavállaló szabad döntési lehetőségeit, ezáltal akadályozza a fejlődést. Ez jelzi, hogy a kontroll érdekében túlzott szabályozás alakult ki.

A kontroll igény, vagy az általa keltett feszültségek mögött a fenti okok közül általában több is jelen van, sőt előfordulhat, hogy mindegyik. Ezért ha vizsgáljuk ezt a kérdést, ne ragadjunk le csak a legszembetűnőbb oknál, hanem vizsgáljuk meg mindegyiket.

Ha nem a kontroll segít a működésben, akkor mi?

Én az átláthatóságban hiszek, ami mindenki számára biztosítja a célok, elvárások, és munkafolyamatok ismeretét, valamint a mások által végzett munka értelmét. Ez segít abban, hogy egyértelművé váljon, miért működnek vagy nem működnek a dolgok, és hogy milyen döntések voltak jók, és melyek nem. Az átláthatóság nem ad beavatkozási jogot, csak láthatóvá válik mindenki tevékenysége, így mindenki motivált lesz az önrevízióra és javító intézkedésekre, továbbá sok irányból érkezhet a működést jobbító javaslat.

Egy olyan szervezetben, amit az átláthatóság jellemez, nem érzi jól magát az, aki csak szükségből dolgozik, és nem szereti a munkáját. Azok, akik szívesen végzik a feladatukat, motiváltak, aktív együttműködés alakul ki, egy erős, támogató környezetet hoznak létre. A feladatok átadási folyamata pedig egyre jobbá válik, mert mindenki érti, hogy mit csinál a másik, ezt hogyan tudja segíteni.

Az átláthatóságra törekvő vezető szerepe, hogy információt biztosít mindenki számára, a munkájának elvégzéséhez képest egy szélesebb spektrumban, mint ami feltétlen szükséges. Ezáltal érti meg a munkavállaló, hogy mi az értelme a munkájának. A vezető értesül a szervezetben zajló eseményekről és hibákról, azaz ugyan úgy tudni fog mindenről ami fontos neki, de kevesebb beavatkozásra van szükség a részéről, mert a szervezet önfejlesztővé válik. A vezető szerepe inkább a coachingra összpontosul, mint a számonkérésre és a kontrollra, ezáltal nő a szabadsága, előrébb tud nézni, ezáltal jobb kormányosává válik a vállalkozásnak.