Egyszerűség
Az egyszerűség fontosságát Ockham borotvája filozófiai elv fogalmazta meg először, amely szerint: az adott jelenséget egyformán jól leíró magyarázat közül azt érdemes választani, amelyik az egyszerűbb. (Első megfogalmazója William Ockham, a 14. században élt angol filozófus, ferences rendi szerzetes.)
Ezt a filozófiai elvet már sok területen alkalmazták, nagyon hasznos nézőpont. Törekedni kell arra, hogy minél kevesebb feltételezést foglaljon magában egy magyarázat, vagy megoldás. A feltételezésre épített rendszerek sok olyan problémát küszöbölnek ki, ami nem is lenne, ha egyszerű rendszerekben gondolkodnánk.
Mai világunkban minden komplex, hosszasan kell tanulmányozni, hogy eligazodjunk benne. Amikor már képesek vagyunk rá, akkor elsősorban a szabálykövetés határozza meg a tevékenységünket, és kevésbé a kreativitás, együttműködés, vagy a konstruktivitás. A mai kvalifikált szakmák egy része csak azért létezik, mert annyira elbonyolítottunk dolgokat, hogy külön ember kell, aki eligazodik benne. Ilyen például az adózáshoz kapcsolódó szakmák, a munkajog, és még hosszan sorolhatnánk.
Milyen okok állnak a komplex, bonyolult, nehezen működtethető folyamatok mögött, és hogyan kezeljük őket?
1. Bizalmatlanság
Ha megvizsgáljuk a működési elveket a gazdálkodásban, akkor gyakran találkozunk azzal, hogy rengeteg olyan elemet tartalmaz, ami a folyamat szempontjából szükségtelen. Mivel rosszindulatot, hibát, hanyagságot feltételez a folyamatban résztvevőkről, ezért ennek kiküszöbölésére tele teszik szükségtelen elemekkel, ezzel elbonyolítva a folyamatot, csökkentve az érthetőséget, átláthatóságot. Ezzel az állítással el is jutottunk egy lényeges kérdéshez: Miért tartjuk megbízhatatlannak a munkatársakat, miért nem arra számítunk, hogy észlelik a hibát, és kijavítják. Egy nyugati közgazdaságtan elvein működő vállalkozásnál az embereket csak annyira becsülik, mint egy fogaskereket a gépezetben. Ezért is került fókuszba a gyártás automatizálása, és a mesterséges intelligencia megjelenésével már a „szellemi munkánál” is az ember kiváltása. Ha viszont etikus gazdálkodási alapelvek mentén építjük a cégünket, akkor van egy társadalmilag hasznos küldetésünk, amelyek megvalósításához elkötelezett munkaTÁRSAKAT választunk, akik hozzáállásukból fakadóan, észre fogják venni a hibákat és kijavítják, minőségbiztosítási ellenőr nélkül is. Ezzel egyszerűsíthetővé válik a működés.
2. Túlszabályozottság
A túlszabályozottság mára minden társadalmi területre kiterjedt. Több mint 1 millió törvény szabályozza a társadalmi működést, amit már a jogászok is nehezen tudnak egyértelműen értelmezni. Ezek létjogosultságának megkérdőjelezésére általában azt a választ kapjuk, hogy azért szükségesek, mert vannak, akik ki akarnak bújni a normál ügymenet alól, és ezt meg kell akadályozni. Azon nem szoktak a szabályok őrzői elgondolkodni, hogy a korlátozásokkal nem sikerült a visszaéléseket csökkenteni, viszont a helyesen működő emberek számára szinte működésképtelen környezetet hoztak létre.
Amikor a vállalkozásunkban egy probléma megoldása kapcsán az a gondolat vetődik fel, hogy szabályt kellene hozni a megismétlődések megakadályozására, tegyük fel magunknak a következő kérdéseket:
- Valóban gondot okoz, vagy csak az zavar minket, hogy máshogy történik valami, mint ahogy mi szeretnénk?
- Egyedi eset volt, vagy ismétlődő?
- Egy emberhez köthető, vagy többeknél előfordul?
- Hozzáállás probléma van, vagy tudáshiány?
Ha a fenti kérdésekre válaszolunk, akkor többségében kiderül, hogy vagy egy emberrel van a probléma, vagy a tudás hiányával. Ha az ember hozzáállásán nem lehet változtatni, akkor el kell küldeni, ha a tudáshiány az ok, akkor képezni kell a munkatársakat.
Ezzel az egyszerű módszerrel elkerülhetjük a felesleges szabályozásokat, a túlszabályozást.
3. Eltúlzott lépték
Minden tevékenységnek van minimális, optimális és maximális léptéke. A minimális az, amikor már jól működik. Az optimális az, ahol érdemes tartani a működést. A maximális pedig az, ami fölé nem szabad menni, mert csak probléma gyártás lesz belőle.
Legtöbb cég életében bekövetkezik az a pillanat, amikor a lépték a maximum fölé „kúszik”. Ettől várják a nagyobb profitot, kisebb költséget. A középvállalkozások többsége ebbe rokkan bele. Merni kell akkorának maradni, ami jól működik, és azt élvezni is tudjuk. A lépték növekedése helyett válasszuk a fejlődést, a minőség emelését.
Hogy kinek, hol van az optimális működése, teljesen egyéni. Függ a tulajdonos képességétől, környezeti és emberi tényezőktől, iparágtól, és még sok apróságtól. Egy biztos! Mindenki érzi, hogy ez már túl van az optimális léptéken, és változtatni kell.
A nagyvállalatok mind a maximális lépték felett működnek. Ezért nem tudnak emberiek lenni, folyamatvezéreltek, ahol az ember egy eszköz. Ezen a működési szinten olyan mértékű már a környezeti és társadalmi károkozás, hogy ezt korrigálni nem lehet, vagy csak olyan erőfeszítések által, hogy az egész nem éri meg.
4. Hibás alapra épített modellekből fakadó tömeges korrekciók
Általában egy vállalkozás kicsiként indul, folyamatosan növekszik, míg el nem éri az optimális működési méretet. Ha nem gondoljuk újra a léptékváltásokkor a folyamatainkat, akkor a nehézségeket korrekciókkal kezeljük, ami előbb-utóbb nem lesz kielégítő.
Érdemes minden léptékváltáskor megállni, és átgondolni, hogy függetlenül attól, hogyan dolgoztunk eddig, a mostani helyzetünkben mi a célszerű. Amikor megvan a válasz, alakítsuk ki az ennek megfelelő működést, és nyugodtan engedjük el az eddigi munkamódszert, mint egy kinőt ruhát. Ezt a folyamatot akkor érdemes elkezdeni, amikor még nem jelent meg a túlterheltség, de már érezzük, hogy ez hosszú távon nem lesz jó.
5. Nem a növekedés és/vagy változáshoz igazított működés
Az élet velejárója a változás. Akármennyire is szeretnénk, hogy legyenek változatlanok a működési feltételek, ez nem fog megvalósulni. Ezért számoljunk a változásokkal, figyeljünk ezek előjelére, készüljünk rá, és igazodjunk hozzá. Lássuk meg a változásban a lehetőségeket, és ne a nehézségekre figyeljünk, és azok kiküszöbölésére tegyük bonyolultabbá a működésünket.
6. Tudáshiány
Minden vállalkozás változik, fejlődik. Ez együtt jár a működés változásának szükségességével. Ha csak az eddigi tudásunkra támaszkodunk, akkor egyre nehezebb működést fogunk létrehozni. Fel kell ismernie minden tulajdonosnak a pillanatot, amikor elérte a tudásának, képességének határát, szükségessé vált újabb tudás bevonása.
A tudás bővítésnek sok módja van. Saját tapasztalatok tanulmányozása, intuitív fejlődés. Ez az egyik legfontosabb bázisa egy tulajdonosnak, vezetőnek. Ha ez nem elég, mert ennél gyorsabban változik a vállalkozás, akkor érdemes mások tapasztalatát meghallgatni, külső tanácsadót igénybe venni, vagy olyan embereket felvenni, akik ezt a léptéket ismerik, képesek jól kezelni.
7. Nem tiszta cél
Ha egy vállalkozásnak nincs küldetése, csak megélhetési vállalkozás, ahol az anyagi gyarapodás az egyetlen megfogható cél, akkor valójában céltalan. Ebben az állapotban a vezetőség, minden lehetőségre rámozdul, a körülmények változásához folyamatosan alkalmazkodni akar, nehogy kimaradjon valamiből. Ennek eredménye a méret növekedésével egy komplex, és átláthatatlan működés, ahol a munkatársak, döntésképtelenek, és előbb-utóbb a kiégés jelei jelennek meg.
Ha ebben a helyzetben van a vállalkozás, akkor kezdje el megkeresni az erősségeit, fogalmazza meg a küldetését, ami a szívéből fakad. Ezt sosem késő elkezdeni, és ha rátér erre az útra, a dolgok jobbra fordulnak.
8. Túl sok igény egyszerre való kielégítésének kísérlete
A svájci bicska klassz, de semmire nem jó igazán. Ha olyan eszközöket gyártunk, aminek több használati célja is van, olyan kompromisszumokat kényszerítenek ki, ami által tökéletlen termékek lesznek, nagyon komplex gyártási folyamattal. Ha olyan csapatot állítunk össze, akik sokféle dologhoz fognak érteni, akkor nem fognak érteni semmihez igazán. Kénytelenek kivenni a tevékenységből a lelket, mert nem bírják a szétdaraboltságot, nem tudnak ennyi mindenben fejlődni.
Jól megfogható, értelmezhető eszközöket gyártsunk, és szolgáltatásokat fogalmazzunk meg. Meg kell találni azt a léptéket, amikor minden közreműködő értelmezni tudja, hogy mitől lesz jó amit csinál, hogyan tudja fejleszteni benne magát. Itt most nem a szakbarbárságra gondolok, amikor valaki csak a cipőfűző végén lévő műanyag pöcökhöz ért. Értsen a cipőkészítéshez, de ne az egész ruhaiparhoz.
9. A gondolkodás megszüntetésének szándéka
Ez a legdurvább ok. A célja, hogy a munkatársaknak ne legyen idejük gondolkodni azon, hogy a munkájuk értelmetlen, vagy romboló. Ez az ok a komplexitás mögött, a multinacionális cégeknél és az államigazgatásban tapasztalható a leggyakrabban. A háttere általában a valódi célok leplezése, vagy a célok teljes hiánya. Jellemzői a folyamatos átszervezés, szabályozások tömege, az átláthatóság teljes hiánya.
Ezzel az esettel nincs mit tenni. El kell menni máshova dolgozni, és az a legjobb, ha ilyen cégek szolgáltatásait nem vesszük igénybe, termékeiket nem vásároljuk.
Az egyszerű szép.
Amikor valami egyszerű, praktikus dologgal találkozunk, akkor valahol a lelkünkben megjelenik egy melegség, és elégedettség. Ez jelzi számunkra, hogy igaz, így kell ezt csinálni. Ezért is fontos, hogy a nehézségek ellenére legyen mindig bennünk a törekvés az egyszerűségre. Ha már túl bonyolult egy rendszer, vagy megoldás, akkor inkább kezdjük elölről. Sokszor gyorsabb és olcsóbb lesz, mint a meglévő foltozgatása.
